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上海閔行:解鎖數(shù)字檔案里的民生“密碼”
2024年04月29日 08:30 來源:人民法院報 關(guān)燈

當事人正在使用“數(shù)字檔案資源中心”的檔案查詢功能進行在線閱卷。 資料圖片

上海閔行區(qū)法院與閔行區(qū)檔案局簽署“民生檔案”數(shù)字資源共享協(xié)議。顧穎婷 攝

從原來的大排長龍,到如今的“一鍵出庫”;從原來只有10平方米的閱卷室,到如今集五大功能區(qū)為一體的現(xiàn)代化資源中心……上海市閔行區(qū)人民法院深入學習貫徹全國兩會精神,通過“高效查”“有序管”“深度用”的“三部曲”,打造全市首個“數(shù)字檔案資源中心”,初步實現(xiàn)各類檔案資源的數(shù)字化集成和共享利用。

高效查 61萬卷實體檔案一鍵出庫

在法院,有一個場所雖不起眼,卻非常重要,它就是閱卷室。

閱卷室是調(diào)閱卷宗的專門場所,當新案和前案有關(guān)聯(lián)或當事人上訴時,當事人或代理律師往往需要用到前案或一審中的證據(jù)及庭審記錄,就需至閱卷室中查檔閱卷。

據(jù)統(tǒng)計,僅2023年,上海市閔行區(qū)人民法院閱卷室就對外接待閱卷4100余人次,查檔閱卷數(shù)量達7000余卷。該院原來的閱卷室空間較為狹小,只有不足10平方米,經(jīng)常人頭攢動。

根據(jù)傳統(tǒng)查閱流程,當事人或代理人需提前在系統(tǒng)上預約,并于閱卷當天攜帶身份證明材料,經(jīng)工作人員當場核對無誤后,按指定時間和內(nèi)容查閱檔案。

“有時候查個檔案要排好久的隊?!薄叭绻龅骄碜谠跈n案局,當場沒法查閱,那就更耽誤事了。”不少當事人和代理律師反映。

如何破解閱卷程序繁瑣的問題,全面提升檔案使用效能?2023年初,閔行區(qū)法院開始著手啟動打造“數(shù)字檔案資源中心”,從技術(shù)突破入手,啟用最新的檔案存儲技術(shù),通過新型無人智能庫房將全院近十年61萬卷的實體檔案收集入庫,無論是當事人還是法院干警都可以通過輸入基礎(chǔ)信息,實現(xiàn)檔案借閱的“一鍵出庫”。截至2023年底,閔行區(qū)法院“數(shù)字檔案資源中心”初步建成。

經(jīng)過不斷升級,目前,“數(shù)字檔案資源中心”已支持當事人通過線上線下多種方式進行檔案查詢,當事人可通過隨身碼、電子身份證等方式進行身份認證,還可以利用電子檔案二維碼“一鍵下載”功能,在手機端查看電子檔案材料。

“如今來閔行區(qū)法院查檔閱卷,不僅渠道多了,效率也更高了,法院的數(shù)字化措施真正滿足了我們的需求,值得點贊?!遍h行區(qū)人大代表、閔行區(qū)律師工作委員會主任周郁生告訴記者。

有序管 海量數(shù)字檔案資源互聯(lián)互通

精準、高效地查詢,僅僅是合理利用檔案資源的第一步,如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通,進一步讓數(shù)字檔案深度服務(wù)于民生需求,是激發(fā)數(shù)據(jù)價值的關(guān)鍵。

圍繞檔案歸檔超期、關(guān)鍵材料不完整、檔案借閱情況無法實時更新等問題,閔行區(qū)法院匯集數(shù)據(jù),聯(lián)通系統(tǒng),打造了集“實時歸檔統(tǒng)計、智能驗卷問題分類、單套制電子歸檔實況、超期歸檔預警、智能庫房實時進出庫情況、檔案借閱情況統(tǒng)計、非訴檔案情況”為一體的大數(shù)據(jù)可視化平臺。目前,該平臺可對61萬卷訴訟檔案、文書檔案進行實時動態(tài)監(jiān)控。

隨著“數(shù)字檔案資源中心”檔案借閱功能的應(yīng)用日益增多,閔行區(qū)法院發(fā)現(xiàn)了一個新問題,原來的閱卷室和檔案館位置較為分散,調(diào)閱卷宗往往需要花費很多等候時間。調(diào)卷需求旺盛的日子,閱卷室門前的走廊里常常會排起長隊。

為了一站式解決老百姓的查詢、閱卷、調(diào)檔問題,閔行區(qū)法院將閱卷接待區(qū)、采集服務(wù)區(qū)、電子檔案光磁庫、智能庫房區(qū)、特藏展示區(qū)等五大功能區(qū)域集中布置在了一樓閱卷大廳,大幅提升檔案資源管理效能。

“數(shù)字檔案資源中心的整合能夠?qū)崿F(xiàn)多個數(shù)據(jù)之間的共享,促進民生檔案資源的合理利用,為政府提供政策服務(wù),為社會公眾提供文化和社會生活監(jiān)督等服務(wù)?!睍r任閔行區(qū)法院辦公室副主任、數(shù)字檔案資源中心項目負責人何燕萍頗有感觸。以問題為導向,依托數(shù)字賦能,閔行區(qū)法院真正實現(xiàn)了讓當事人查檔閱卷更高效、更便捷。

據(jù)悉,繼閔行區(qū)法院建成全市首家“數(shù)字檔案資源中心”后,由上海市高級人民法院打造的“上海法院司法信息(數(shù)字檔案)資源中心”也已于今年2月落地并投入使用,為全市法院進一步優(yōu)化司法檔案服務(wù)民生工作提供統(tǒng)一指引和堅實保障。

深度用 婚姻訴訟檔案資源共聯(lián)共享

在完成內(nèi)部應(yīng)用場景的梳理后,閔行區(qū)法院開始探索數(shù)字檔案資源與外部需求的精準對接,以最大化發(fā)揮數(shù)字檔案中心的技術(shù)優(yōu)勢,讓數(shù)字賦能真正回應(yīng)民生需求。

閔行區(qū)法院在深入調(diào)研中發(fā)現(xiàn),在民生檔案查詢中,婚姻類檔案的查詢需求很大,占比近70%,多年來一直位列上海市政府“一網(wǎng)通辦”民生檔案查詢首位。然而,目前離婚生效判決書雖已納入上海市的民生檔案服務(wù)平臺中,但查詢僅顯示當事人涉訴條目,不能點擊查詢生效裁判文書的全文內(nèi)容。如果能夠與轄區(qū)檔案館實現(xiàn)檔案共享共聯(lián),實現(xiàn)離婚判決書在本市民生檔案系統(tǒng)一鍵查詢獲取功能,便可以打通司法檔案向民生檔案轉(zhuǎn)化的壁壘,為群眾提供更加便捷和高效的檔案服務(wù)。

在多地多次走訪調(diào)研、召開座談會與論證會,了解群眾真實需求,全面客觀分析破題可行性后,2023年11月23日,閔行區(qū)法院與閔行區(qū)檔案局正式簽署“民生檔案”數(shù)字資源共享協(xié)議,以數(shù)據(jù)共享的方式建立本區(qū)離婚訴訟電子檔案便民服務(wù)機制。正式將離婚裁判文書納入“一網(wǎng)通辦”民生檔案查詢公共服務(wù)。

在完成了多個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)聯(lián)通之后,數(shù)字檔案資源中心最終實現(xiàn)了將2014年以來6000余份離婚生效裁判文書,以電子檔案的形式單套制歸檔給閔行區(qū)檔案館,并建立婚姻類的專題檔案。截至目前,當事人可以在全市各區(qū)社區(qū)事務(wù)中心共222個網(wǎng)點查詢到閔行區(qū)法院離婚案件裁判文書。

“閔行區(qū)法院數(shù)字檔案資源中心為完善專業(yè)檔案管理和利用,作出了有益的實踐探索?!鄙虾J袡n案局業(yè)務(wù)指導處副處長、全國檔案工匠型人才胡正秋對此表示肯定。

“司法檔案的數(shù)字化,是‘數(shù)字法院’建設(shè)的應(yīng)有之義,是時代給予我們的新課題。”閔行區(qū)法院黨組成員、副院長何云表示,“民生檔案的管理和利用歸根到底要落腳于服務(wù)上海法院的高質(zhì)量發(fā)展、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型,最終為人民群眾服務(wù)?!?/p>

據(jù)了解,未來,閔行區(qū)法院將持續(xù)深化數(shù)字檔案資源中心的開發(fā)利用,深度融合信息技術(shù)與司法規(guī)律,持續(xù)擴大檔案資源管理的精度、深度和廣度,進一步加快檔案新技術(shù)的深度應(yīng)用,加強區(qū)域聯(lián)動的廣泛性,實現(xiàn)民生檔案的跨區(qū)域資源共享,為社會公眾提供更多便民化、智能化的司法服務(wù)。(記者 陳 鳳 通訊員 陳淋清 陳逸韻)

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編輯:方琳
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