近年來(lái),各地區(qū)各部門(mén)依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái),積極推動(dòng)電子文件在政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域運(yùn)用,企業(yè)和群眾辦事便利度進(jìn)一步提升。但電子文件歸檔和電子檔案的法律效力和管理細(xì)則不健全等問(wèn)題,也造成各地各部門(mén)在使用上有顧慮,一定程度上影響了電子文件的廣泛應(yīng)用。在此背景下,結(jié)合國(guó)務(wù)院辦公廳政務(wù)服務(wù)效能提升“雙十百千”工程有關(guān)工作安排,國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》),建立政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用、移交的長(zhǎng)效機(jī)制,系統(tǒng)全面指導(dǎo)各地各部門(mén)開(kāi)展政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作,為進(jìn)一步推動(dòng)電子文件應(yīng)用,提供了堅(jiān)實(shí)的制度保障。
一、落實(shí)文件要求,推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作
《辦法》的印發(fā),從國(guó)家層面對(duì)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行了制度規(guī)范,貫通政務(wù)服務(wù)電子文件從形成、使用到歸檔的“全過(guò)程”,針對(duì)當(dāng)下政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作中存在的電子文件和電子檔案范圍不清晰、工作職責(zé)不明確、歸檔流程不規(guī)范等問(wèn)題,均作出明確規(guī)定。
一是明確政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案范圍。政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在履行職責(zé)過(guò)程中通過(guò)政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的信息記錄均可稱為政務(wù)服務(wù)電子文件。具有憑證、查考價(jià)值,對(duì)國(guó)家以及社會(huì)具有保存價(jià)值,并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件均可稱為政務(wù)服務(wù)電子檔案。
二是明確法律效力。來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的政務(wù)服務(wù)電子文件,可以電子形式歸檔并向檔案部門(mén)移交,除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。
三是明確各部門(mén)責(zé)任分工。國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全國(guó)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作,研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范;各級(jí)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作;各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作;各級(jí)檔案館明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求,建設(shè)滿足電子檔案長(zhǎng)期安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng),形成各司其職、齊抓共管的工作格局。
四是明確各環(huán)節(jié)工作要求。《辦法》聚焦全流程管理,對(duì)歸檔范圍和保管期限、歸檔整理、歸檔格式及時(shí)間、四性檢測(cè)、安全管理、移交接收、共享利用、監(jiān)督檢查、涉密管理等均作出明確要求,對(duì)歸檔方式、移交接收等提供了一般模式和兜底模式,具有很強(qiáng)的操作性。
下一步,安徽省各級(jí)數(shù)據(jù)資源和政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)將嚴(yán)格按照《辦法》要求,抓好各項(xiàng)工作落實(shí),不斷提升電子文件歸檔與電子檔案管理工作水平,提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)效能。
二、鞏固創(chuàng)新試點(diǎn)成果,推動(dòng)電子文件和電子檔案廣泛應(yīng)用
安徽省高度重視檔案事業(yè)發(fā)展,積極在相關(guān)領(lǐng)域推進(jìn)、探索檔案工作新路徑?!丁笆奈濉卑不帐n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要強(qiáng)化數(shù)字賦能,實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展新突破。
一是完成電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)。2020年,在國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院辦公廳指導(dǎo)下,安徽省檔案部門(mén)、數(shù)據(jù)資源和政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)申報(bào)了國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室組織的電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作,安徽省數(shù)據(jù)資源管理局(安徽省政務(wù)服務(wù)管理局)承擔(dān)了安徽政務(wù)服務(wù)網(wǎng)有關(guān)系統(tǒng)電子文件歸檔試點(diǎn)工作。針對(duì)線下政務(wù)服務(wù)檔案不利于整理、紙質(zhì)檔案移交管理困難等問(wèn)題,依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)搭建安徽政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔系統(tǒng),推進(jìn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件“單套制”歸檔,并與安徽省數(shù)字檔案館系統(tǒng)互聯(lián)互通,提供政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件在線移交、存檔能力,省民政廳、省司法廳等6家單位44項(xiàng)高頻政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)辦理結(jié)果實(shí)時(shí)歸檔,順利通過(guò)試點(diǎn)驗(yàn)收。
二是完成電子發(fā)票歸檔試點(diǎn)。2021年,在國(guó)家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國(guó)家稅務(wù)總局指導(dǎo)下,安徽省積極參與電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作。通過(guò)試點(diǎn)單位財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)等系統(tǒng)的銜接,實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷、入賬、歸檔、存儲(chǔ),15家試點(diǎn)單位順利通過(guò)試點(diǎn)驗(yàn)收。
三是推進(jìn)長(zhǎng)三角地區(qū)民生檔案異地查檔。安徽省會(huì)同滬蘇浙共同出臺(tái)了長(zhǎng)三角地區(qū)民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”辦事指南、業(yè)務(wù)手冊(cè)等工作規(guī)范,統(tǒng)一申請(qǐng)條件、材料形式、操作流程、業(yè)務(wù)口徑,推動(dòng)區(qū)域內(nèi)350家國(guó)家綜合檔案館執(zhí)行無(wú)差別受理、同標(biāo)準(zhǔn)辦理,完成婚姻登記檔案、獨(dú)生子女檔案、知青檔案、再生育子女審批檔案、復(fù)員退伍軍人接收安置檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案等6類民生檔案查詢公共服務(wù)事項(xiàng)實(shí)施清單的編制、認(rèn)領(lǐng)和發(fā)布工作,正在推進(jìn)出生醫(yī)學(xué)證明等更多檔案在長(zhǎng)三角區(qū)域內(nèi)異地查檔,進(jìn)一步提升了長(zhǎng)三角地區(qū)異地查檔便民服務(wù)工作的便捷性、標(biāo)準(zhǔn)化和知曉度。
下一步,安徽省將全面總結(jié)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn),以貫徹落實(shí)《辦法》為契機(jī),進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案應(yīng)用工作水平,拓展電子文件和電子檔案在更多場(chǎng)景的廣泛應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)更多檔案的在線查詢辦理服務(wù),依托電子文件和電子檔案推進(jìn)材料免提交、數(shù)據(jù)免填報(bào),高效支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”和便民利企政策“免申即享”。
三、立足安徽實(shí)際,夯實(shí)電子文件和電子檔案應(yīng)用基石
電子文件和電子檔案高效共享利用離不開(kāi)健全的制度保障、強(qiáng)有力的平臺(tái)支撐和安全保護(hù)體系。
一是夯實(shí)制度基石。根據(jù)《辦法》對(duì)各地制定具體管理辦法方面的要求,安徽省將結(jié)合實(shí)際,細(xì)化實(shí)化電子文件形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用、移交的工作要求,進(jìn)一步規(guī)范本省的電子文件歸檔和電子檔案管理工作,提升工作效能和建設(shè)實(shí)效。
二是夯實(shí)平臺(tái)基石。安徽省正在實(shí)施一體化數(shù)據(jù)基礎(chǔ)平臺(tái)迭代工程、三端能力提升工程、數(shù)據(jù)工程、場(chǎng)景創(chuàng)新工程等四大牽引性工程,其中數(shù)據(jù)工程實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)生產(chǎn)、匯聚治理、融合服務(wù)、挖掘利用等環(huán)節(jié)全過(guò)程管控。電子文件和電子檔案作為重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn),將一體納入“四大工程”實(shí)施內(nèi)容,為電子文件和電子檔案應(yīng)用提供平臺(tái)支撐。
三是夯實(shí)安全基石。堅(jiān)持把安全可控放在首位,強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全和個(gè)人信息保護(hù),嚴(yán)格落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)制度等要求,對(duì)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理等工作,加強(qiáng)各環(huán)節(jié)安全管理,規(guī)范使用密碼技術(shù)進(jìn)行保護(hù),加強(qiáng)綜合防范,確保電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)在安全可靠的環(huán)境下規(guī)范使用。
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