近年來，黨中央、國務院高度重視優(yōu)化政務服務工作，各地區(qū)各部門依托全國一體化政務服務平臺，積極推動電子文件在政務服務領域運用，形成了大量的政務服務電子文件和電子檔案。這些電子文件和電子檔案已成為政府治理、社會發(fā)展的重要記錄，是數字中國、數字政府建設的有力見證，是國家信息資源的重要組成部分。
按照國務院辦公廳政務服務效能提升“雙十百千”工程有關部署，依托全國一體化政務服務平臺加快破解一批政務服務堵點難點，解決政務服務電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，在此背景下，國務院辦公廳印發(fā)了《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），從國家層面就政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出頂層設計，闡明了政務服務電子文件和電子檔案的定義和管理原則，規(guī)定了政務服務電子文件歸檔管理體制機制和機構職責，規(guī)范了政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理全流程工作程序，明確了政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用、移交等關鍵環(huán)節(jié)具體管理要求，細化了政務服務電子檔案單套制管理認定標準并依法認可其法律效力，優(yōu)化了要素支撐，強化了監(jiān)督指導?！掇k法》的出臺對加快電子政務建設，有效促進跨地區(qū)、跨部門、跨層級政務服務公共數據共享和業(yè)務協(xié)同，推動檔案信息化建設全面對接和融入數字政府總體發(fā)展戰(zhàn)略具有重要意義。
一、全面構建一體化推進工作格局
《辦法》突出頂層設計和統(tǒng)籌協(xié)調，明確由國家檔案局、國務院辦公廳對全國政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調，規(guī)定了各級政務服務機構、各級檔案主管部門和各級檔案館各自的具體權責，構建了統(tǒng)一領導、分級管理、分工負責、合力推進的一體化工作格局，在制度層面解決了“誰來管”的問題，理順了政務服務電子文件歸檔管理權責“統(tǒng)與分”、系統(tǒng)功能開發(fā)“建與聯(lián)”、歸檔移交“收與驗”的關系。《辦法》充分發(fā)揮政府辦綜合優(yōu)勢、檔案部門專業(yè)優(yōu)勢、政務服務機構平臺優(yōu)勢，通過系統(tǒng)集成在部門間形成更強合力、更優(yōu)效能，有利于夯實公共數據底座，釋放公共數據資源價值，有助于更好地發(fā)揮政府作用，推動政府側、社會側和企業(yè)側檔案數據資源安全有序共享共治、融合應用。
浙江在持續(xù)深化數字政府建設中，積極推動政務服務電子文件歸檔工作與數字政府建設同部署、同推進，省域政務服務電子文件歸檔工作機制日趨完備。2020年起強化新建電子政務項目檔案管理，電子文件歸檔納入電子政務項目管理程序和項目經費預算聯(lián)審要求。先后出臺《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》《浙江省省本級電子政務項目審批管理辦法》《浙江省省級電子政務項目建設指南》等規(guī)定進行制度保障，明確由各級國家綜合檔案館電子文件統(tǒng)一平臺對政務服務電子文件進行歸檔移交和集中管理，要求履行政務服務職能的電子政務項目須同步開發(fā)建設電子文件歸檔模塊，提供接入省政務數據歸檔交換系統(tǒng)的方案。先后編制《政務辦事“最多跑一次”工作規(guī)范 第3部分：政務服務網電子文件歸檔數據規(guī)范》《浙江省政務服務事項電子出證文件歸檔規(guī)范》等業(yè)務規(guī)范提供標準支撐，起草《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023），從歸檔模式、路徑和場景等技術規(guī)范層面為《辦法》做了銜接。
二、嚴格規(guī)范電子文檔全過程管理
《辦法》遵循檔案法關于電子檔案管理的基本原則，積極推進政務服務辦理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接，嚴格規(guī)范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理全過程，以確保電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。為解決全過程“怎樣管好”的問題，《辦法》注重前端控制，根據政務服務事項特點，在文件材料形成階段明確了收集歸檔范圍，其次對辦件的歸檔整理提出了具體要求，同時細化了歸檔、移交、保管、利用、處置各關鍵環(huán)節(jié)具體規(guī)定。上述舉措，有利于政務服務機構和檔案館提升政務服務電子文件和電子檔案合規(guī)管理水平，督促責任主體在法律法規(guī)及《辦法》框架下對電子文檔進行風險防范和內部控制，以確保政務服務電子檔案真實、完整、可用、安全。
在政務服務電子文件歸檔實踐中，浙江基于全過程管理理念，針對9大類政務服務事項原生電子文件的歸檔、保存、利用等需求，提出“誰辦理誰歸檔”“按事項歸檔”“一鍵打包歸檔”的歸檔模式，制定了具有廣泛適用性的歸檔數據規(guī)范和功能需求規(guī)范，顯著提升了前端業(yè)務系統(tǒng)歸檔模塊開發(fā)和后端電子檔案管理系統(tǒng)適配的效率。聚焦電子證照及公共數據共享出證在政務服務事項“全程網辦”場景中的廣泛應用，提出“誰使用誰歸檔”“視為證明材料一并歸檔”的歸檔模式，有效解決了動態(tài)更新、重復利用的電子證照及公共數據電子化歸檔問題。同時，作為一體化政務服務平臺基礎性先導性項目之一，浙江打造統(tǒng)一標準、分級建設、分工負責的全省政務服務電子文件歸檔管理平臺建管模式，建成全省政務數據歸檔交換系統(tǒng)，實現各類政務服務辦理系統(tǒng)標準化電子歸檔和及時分發(fā)。各級國家綜合檔案館全部建成電子文件歸檔接收系統(tǒng)，并銜接區(qū)域統(tǒng)建的數字檔案管理系統(tǒng)，為本級政務服務機構提供政務服務電子檔案一體化管理服務。目前，交換系統(tǒng)已接入各類系統(tǒng)221個，累計歸檔交換政務服務電子文件1.07億件。
三、統(tǒng)籌兼顧檔案共享利用和數據安全可控
《辦法》以需求導向積極推動電子檔案共享利用，同時堅守安全底線。為解決“方便用”的問題，要求及時開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案移交，在移交過程中附具開放利用意見，規(guī)定電子文件歸檔格式應具備通用性、開放性，加密文檔應解密后歸檔。上述措施細化了劃控利用范圍和讀取存儲格式的管理要求，有力解決了檔案數據共享現存堵點，將“依托政務服務平臺推進政務服務電子文件和電子檔案共享利用”的規(guī)定落到了實處。在安全策略上，《辦法》除對系統(tǒng)環(huán)境做了規(guī)定外，著重強調了歸檔移交時應進行“四性檢測”，規(guī)定要定期開展電子檔案備份，做好電子檔案日常登記、檢查、轉換、遷移等工作，將安全可控的原則貫穿于政務服務電子文件和電子檔案管理的全過程各環(huán)節(jié)。
浙江在政務服務事項電子化歸檔領域，積極探索政務服務電子文件和電子檔案共享利用模式創(chuàng)新，深化實施“檔案管理和開放共享示范工程”，推動檔案數據向各部門和社會共享利用，在做好館藏開放檔案數據資源共享利用的同時，全面推進政務服務電子檔案的共享利用工作。通過做好檔案數據（信息）采集，建設檔案專題數據（信息）庫，按需調用檔案數據信息，采用數值量化模式、同標準審核、無差別秒批等途徑，醫(yī)保歷年賬戶家庭共濟備案、公共場所衛(wèi)生行政許可（注銷）、建筑施工企業(yè)安全生產許可證核發(fā)（核準）等“浙里辦”逾百個事項實現“智能秒辦”。省檔案局、省民政廳聯(lián)合推動全省域檔案館館藏婚姻登記檔案與民政部門婚姻登記政務服務電子檔案的數據共享，將查檔服務納入補辦結婚證業(yè)務流程，構建了業(yè)務協(xié)同新模式。同時，根據中共浙江省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)《關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見》要求，全面強化檔案工作數字化轉型安全支撐體系建設，加快推進新技術應用，開發(fā)檔案區(qū)塊鏈，應用可信時間戳，全省域開展檔案數據備份工作，多技術路線確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
四、完善工作監(jiān)督檢查機制
《辦法》將監(jiān)督檢查作為推動政務服務電子文件歸檔從“管得住”向“治得好”演進的重要抓手，明確各級檔案主管部門負責監(jiān)督和指導本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，對轄區(qū)政務服電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查，對發(fā)現的問題督促有關部門及時整改。規(guī)定了政務服務機構和檔案館在政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理中工作對象、工作內容和工作標準，上述規(guī)定必將加強和規(guī)范政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，有助于保障政令暢通，提高行政效能，推動《辦法》各項規(guī)定落地落實。
浙江是全國較早設定政務服務電子文件歸檔法律責任的地區(qū)，省政府規(guī)章《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》規(guī)定“未按照規(guī)定歸檔和登記備份電子文件的，由有權機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分”。自2017年起，浙江將政務服務電子文件歸檔工作列入政府年度工作考核，有力推動各地各單位普遍開展政務服務電子文件歸檔；2020年將電子文件歸檔與電子政務項目一并組織開展績效聯(lián)合審查；2021-2023年連續(xù)將政務服務電子檔案移交接收列入全省檔案工作指數化監(jiān)管評價體系，多措并舉確保政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)監(jiān)管常態(tài)有力，工作取得實效。
下一步，浙江將認真落實《辦法》的工作要求，強化政務服務電子文檔全過程管理機制保障，依托全國一體化政務服務平臺強化政務服務業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案項目建設，加快政務服務電子文件歸檔工作進度，完善政務服務電子檔案單套制管理各項措施，健全工作監(jiān)督評價體系，深化拓展檔案數據共享服務范圍，筑牢檔案數據安全底線，為加強數字政府建設，全面提升政府履職能力貢獻更多檔案力量。
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