隨著“互聯(lián)網+政務服務”的深入推進，各地區(qū)各部門依托全國一體化政務服務平臺推進各類政務服務事項在線辦理，在方便企業(yè)和群眾辦事創(chuàng)業(yè)的同時，也形成了大量的政務服務電子文件。這些電子文件是國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長久查考價值，將其納入檔案體系管理，推動其按照《中華人民共和國檔案法》等要求，以電子形式作為憑證使用，對于服務社會治理、優(yōu)化政務服務、開展行業(yè)監(jiān)管等具有重要意義。但同時，政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作較為復雜，業(yè)務環(huán)節(jié)多、面廣量大，特別是在政務服務“供給側”，由于政務服務標準不統(tǒng)一、線上線下服務不協(xié)同、數(shù)據(jù)共享不充分、數(shù)字化水平不平衡等問題，一定程度上制約了電子檔案歸檔與應用。按照國務院辦公廳政務服務效能提升“雙十百千”工程有關部署，依托全國一體化政務服務平臺加快破解一批政務服務堵點難點，解決政務服務電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，在此背景下，國務院辦公廳印發(fā)《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），對政務服務電子檔案的整理與歸檔、移交與接收、保存與利用等進行規(guī)范，對于推動電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范管理，支撐電子檔案共享應用，助力優(yōu)化營商環(huán)境等具有重要意義。
開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理是一項系統(tǒng)工程，涉及政務服務規(guī)范、系統(tǒng)建設改造、數(shù)據(jù)共享應用、電子檔案歸檔等各個方面，需要業(yè)務、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、應用“四位一體”、深度協(xié)同，“一盤棋”謀劃推進。
一、強化整體設計，推動政務服務業(yè)務規(guī)范
《辦法》明確要求，“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的政務服務電子文件可以以電子形式歸檔。政務服務作為電子文件產生的“源頭”，是電子檔案的基礎。推動政務服務事項標準化提升，確保事項要素完整、流程規(guī)范、標準統(tǒng)一，對于產生規(guī)范化、標準化的電子檔案十分重要。一方面，要推進業(yè)務標準化。標準化是高質量開展政務服務的前提，要扎實推進標準化建設，讓政務服務有標可循、依標而行，實現(xiàn)同一事項受理條件、服務對象、辦理流程、申請材料、辦理結果等要素標準統(tǒng)一，同要素管理、同標準辦理。另一方面，要推進管理清單化。建立完善事項清單管理制度，實行統(tǒng)一的標準化、規(guī)范化、動態(tài)化和公開化管理，根據(jù)工作實際及時調整更新，并將清單作為政務服務電子文件的可靠來源，按清單推進政務服務系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)對接，實現(xiàn)全面歸檔。
近年來，山東省將推進事項標準化作為提升政務服務效能的核心舉措之一，按照“標準規(guī)范、四級統(tǒng)一”要求，創(chuàng)新實施“十步工作法”，依托全國一體化政務服務平臺推動事項標準化“由點及面、全面覆蓋”。目前，全省已完成全部高頻事項標準化提升，覆蓋全省辦件量80%以上，平均每個事項46個要素“全省一致”，實現(xiàn)全省無差別受理、同標準辦理，為推進政務服務電子檔案管理打下了較好基礎。
二、夯實數(shù)字底座，提升電子檔案系統(tǒng)支撐能力
《辦法》要求，加強信息系統(tǒng)建設，支撐電子文件和電子檔案全流程管理。信息化系統(tǒng)作為政務服務業(yè)務的載體，是政務服務電子文件產生、歸集和管理的核心支撐。要統(tǒng)籌謀劃建設政務服務平臺體系，打造標準統(tǒng)一、系統(tǒng)統(tǒng)管、業(yè)務統(tǒng)籌、功能統(tǒng)建、數(shù)據(jù)統(tǒng)攬的一體化在線政務服務平臺。依托全國一體化政務服務平臺，加快推動各類政務服務業(yè)務系統(tǒng)對接融合，充分發(fā)揮平臺的公共入口、公共通道、公共支撐的樞紐作用，全面支撐各類政務服務事項線上運行和線上線下融合服務。要穩(wěn)妥推進各級各部門業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的對接，提升電子文件歸檔的自動化、智能化水平。
近年來，山東省加快推動政務服務業(yè)務系統(tǒng)整合，系統(tǒng)謀劃建設“愛山東”政務服務平臺體系，助力打造24小時不打烊的服務型政府。在前端，形成“愛山東”政務服務“總門戶”，各級各部門政務服務事項均可通過政務服務“總門戶”申請，實現(xiàn)“一表申請、一端受理”。在中端，打造政務服務“中臺”，實現(xiàn)申請業(yè)務通過中臺統(tǒng)一分發(fā)，統(tǒng)一受理，建設政務統(tǒng)一審批平臺，實現(xiàn)各部門政務服務事項統(tǒng)一審批、統(tǒng)一辦結、統(tǒng)一入庫。在后端，建設了統(tǒng)一的電子證照系統(tǒng)，通過電子證照系統(tǒng)與政務服務業(yè)務辦理系統(tǒng)對接，在業(yè)務辦結的同時生成電子證照（證明），實現(xiàn)了紙質辦件結果與電子文件的同步生成和制發(fā)，為電子文件歸檔提供了有力支撐。目前，“愛山東”注冊用戶數(shù)突破1億，平均日活數(shù)超過800萬，在第二屆中國政務服務掌辦綜合指數(shù)評級中獲評“A”級。
三、強化數(shù)據(jù)賦能，提升數(shù)據(jù)匯聚治理水平
數(shù)據(jù)是電子檔案歸集的核心，數(shù)據(jù)的質量直接影響電子檔案的質量和應用賦能水平。為保證政務服務電子文件準確高效歸檔應用，需要科學構建一體化政務大數(shù)據(jù)體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源一體統(tǒng)管。一是要把數(shù)據(jù)“匯聚好”。按照《辦法》要求，政務服務電子文件元數(shù)據(jù)和以數(shù)據(jù)共享形式調用的電子文件及辦件辦理材料要一并歸檔，這就要求建立完善數(shù)據(jù)匯聚渠道和機制，統(tǒng)籌推動各類數(shù)據(jù)依托統(tǒng)一渠道匯聚落地。二是要把數(shù)據(jù)“治理好”。要健全完善統(tǒng)一的行業(yè)、領域數(shù)據(jù)標準，形成“一數(shù)、一源、一標準”，推動各行業(yè)領域規(guī)范數(shù)據(jù)治理。各部門要對本行業(yè)領域的數(shù)據(jù)資源摸清底數(shù)，盤清“家底”，形成數(shù)據(jù)資源“一本賬”。三是要把數(shù)據(jù)“管理好”。要構筑電子檔案全生命周期安全防護體系，壓實電子檔案產生主體、應用主體的安全責任，積極探索運用區(qū)塊鏈、隱私計算等技術手段，開展電子檔案應用的追蹤溯源和精準授權。強化監(jiān)測預警，提升應急保障水平，筑牢數(shù)據(jù)安全多重防線。
近年來，山東省著力推動數(shù)據(jù)“匯治用”體系建設，深化數(shù)據(jù)價值化。統(tǒng)籌構建了省一體化大數(shù)據(jù)平臺，形成全省公共數(shù)據(jù)管理總樞紐、流轉總通道，以及共享、開放兩個“服務總門戶”。依托省一體化大數(shù)據(jù)平臺，將各級各部門履職過程中產生的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯聚、治理和服務。目前，全省已匯聚民政、社保、醫(yī)保等22大類人口數(shù)據(jù)，覆蓋全省1.02億人口；匯聚企業(yè)、機關事業(yè)單位、社會組織等18大類法人單位數(shù)據(jù)，覆蓋全省1810萬家機構。特別是在與電子檔案密切相關的電子證照數(shù)據(jù)管理方面，通過構建了全省統(tǒng)一電子證照庫，對各級各部門產生的電子證照數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸集。同時，持續(xù)推動數(shù)據(jù)質量提升，對結婚證、戶口簿、不動產登記證等歷史信息進行電子化，不斷提升電子檔案數(shù)據(jù)的覆蓋度和準確度。
四、堅持需求導向，提升電子檔案應用服務效能
《辦法》規(guī)定，在依法依規(guī)前提下，積極推進電子文件和電子檔案共享利用。推動電子文件歸檔的最終目的是應用，通過電子檔案數(shù)字資源共享開放和創(chuàng)新應用，充分釋放數(shù)據(jù)價值。一是要推動便利查檔，積極利用人工智能、大模型等新技術，提升檔案查詢的智能化水平，讓企業(yè)群眾查檔更加方便快捷。二是要推動共享開放，深化電子檔案數(shù)據(jù)在政務服務領域的共享應用，推動用電子檔案替代實體證明材料，支持證照證明“免提交”，最大限度方便企業(yè)群眾辦事。對于可開放的電子檔案要依法依規(guī)向社會開放，為全社會數(shù)據(jù)應用“賦能”。三是要深化創(chuàng)新應用，積極運用電子檔案數(shù)據(jù)開展大數(shù)據(jù)分析，打造更多電子檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新應用場景，強化經濟社會發(fā)展的態(tài)勢感知和趨勢研判，為政府決策提供依據(jù)。
近年來，山東省以全領域建設“無證明之省”為契機，充分依托全國一體化政務服務平臺，在全省范圍大力推行“免證辦事”“一碼通行”，凡是通過電子證照、數(shù)據(jù)共享可以獲取的信息，不再要求企業(yè)和群眾提供相應材料，在政務服務、行政執(zhí)法、社會生活等領域不斷提升電子證照服務效能。截至目前，全省電子證照累計調用6.2億余次，高頻政務服務事項和常見社會生活場景基本實現(xiàn)“無證明”，累計減少證明材料2955萬份，用數(shù)據(jù)的“效率指數(shù)”換企業(yè)群眾的“幸福指數(shù)”。
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