近年來,各地區(qū)各部門依托全國一體化政務服務平臺積極推進政務服務網(wǎng)上辦,極大提升了服務便捷度、企業(yè)群眾獲得感。但政務服務電子文件具體怎么歸檔、形成的電子檔案怎么管理尚無制度規(guī)定,很大程度上影響了政務服務電子文件歸檔材料的規(guī)范性、完整性,繼而影響電子檔案的法律效力。按照國務院辦公廳政務服務效能提升“雙十百千”工程有關(guān)部署,依托全國一體化政務服務平臺加快破解一批政務服務堵點難點,解決政務服務電子文件單套歸檔“最后一公里”問題,國務院辦公廳印發(fā)了《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。
《辦法》的出臺恰逢其時?!掇k法》從國家層面對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理要求予以明確,補上了保障歸檔電子檔案真實性、完整性、合法性的關(guān)鍵一環(huán),對于打通政務服務電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管全流程電子化的“最后一公里”,實現(xiàn)全流程網(wǎng)辦具有重要意義。
一、簡化流程、創(chuàng)新服務,推進高頻業(yè)務“全網(wǎng)辦”
《辦法》指出,政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標準、高效利用、安全可控的基本原則,符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的政務服務電子文件,可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交,除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。
《中華人民共和國檔案法》、《國務院關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》、《辦法》等法律法規(guī)和政策文件的出臺,有效解決了電子文件法律效力問題,打通了政務服務“全程網(wǎng)辦”最后一環(huán)。江蘇注重頂層設計,立足國家和行業(yè)已有標準,從管理和技術(shù)層面豐富完善了涵蓋事項同源、用戶認證、電子證照、電子簽名、電子印章、電子歸檔、網(wǎng)絡安全等各個環(huán)節(jié)的標準。2021年9月,江蘇成為全國首個通過國家驗收的政務服務全程電子化文件單套歸檔試點地區(qū)。
二、規(guī)范標準、明確路徑,實現(xiàn)檔案管理“全流程”
《辦法》明確了各級檔案主管部門、各級政務服務機構(gòu)等職責分工,強調(diào)要確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性?!掇k法》指出,各級政務服務機構(gòu)應當依托全國一體化政務服務平臺,積極推進政務服務辦理系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)銜接,支撐政務服務電子文件和電子檔案全流程管理。江蘇按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分工負責、先行先試、風險可控、分步推進、逐步完善”的原則,建立政務服務、檔案管理等多部門聯(lián)動模式,形成分工明確、信息互通、資源共享、高位推進的工作機制,創(chuàng)新將檔案管理部門關(guān)于歸檔范圍、保管期限、查詢利用、開放控制等要求予以前置,實現(xiàn)了多表合一的前置審批,解決了業(yè)務部門與檔案部門存在的“兩張皮”現(xiàn)象。率先提出政務服務“單軌單套”歸檔模式,構(gòu)建了“政務服務事項庫-受理審批系統(tǒng)-電子文件統(tǒng)一管理平臺-數(shù)字檔案室系統(tǒng)-查詢利用系統(tǒng)-檔案館管理系統(tǒng)”管理模式,實現(xiàn)電子文件從形成、接收、歸檔到電子檔案保存、利用、移交等環(huán)節(jié)的全流程管理。
三、需求導向、技術(shù)賦能,推動檔案應用“全景化”
《辦法》指出,各級政務服務機構(gòu)應當在符合國家網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全等有關(guān)法律法規(guī)要求的前提下,依托政務服務平臺積極推進本單位政務服務電子文件和電子檔案共享利用。江蘇不斷健全全方位、多層級、一體化安全防護體系,形成跨地區(qū)、跨部門、跨層級的協(xié)同聯(lián)動、電子證照互通互認等機制,在充分保證網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)安全的前提下,積極探索電子檔案共享利用工作。江蘇在推進開辦餐飲店、開辦便利店、新生兒出生、開辦運輸企業(yè)、基本醫(yī)療保險參保人員醫(yī)療費用報銷等政務服務“一件事一次辦”場景建設時,充分運用省電子證照庫建設成果,在辦事人(企業(yè))進行業(yè)務申報時,實時調(diào)用居民身份證、營業(yè)執(zhí)照、駕駛證等電子證照,實現(xiàn)申請材料“免提交”。
《辦法》的出臺為各地區(qū)進一步深化政務服務“一網(wǎng)通辦”提供了制度保障。江蘇將認真貫徹落實《辦法》規(guī)定,細化完善政務服務電子文件歸檔業(yè)務規(guī)范和技術(shù)標準,依托全國一體化政務服務平臺推動更多政務服務事項實現(xiàn)全流程網(wǎng)辦,聚力打造“蘇服辦”品牌,讓企業(yè)和群眾有更大的獲得感。
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